Praktijkleergang Project Control

Achtergronden

Projecten hebben doorgaans de naam altijd uit te lopen en veel duurder uit te pakken of juist minder resultaat op te leveren dan begroot. Alle pogingen en Project Management opleidingen ten spijt, lijkt dat ook lastig te veranderen. Voorafgaand maar ook tijdens het project zijn er tal van invloeden te managen. Tegengestelde belangen van partijen, cognitieve dissonantie, grote verschillen tussen veronderstellingen en werkelijkheid en steeds veranderende gebruikerswensen. Om nog maar te zwijgen over gewijzigde materiaalprijzen en complexiteit in de projectketen. 

Toch kunnen projecten beter op eindresultaat worden gemanaged als er rond het tot stand komen en uitvoeren van een project meer ‘antagonisme’ wordt ingeregeld. Ook de ‘power’ van een zware project manager is immers niks waard zonder “control’. 

Hoewel er op het gebied van Project Management veel opleidingsprogramma’s zijn, is dat echter voor Project Controlling niet zo. Met deze integrale praktijkleergang Project Control willen we daar verandering in brengen. 

Doelstelling

Met behulp van dit ontwikkelprogramma beogen we het kennis- en het vaardigheidsniveau van deelnemende Project Controllers zodanig te verbeteren dat zij:

-        Al voorafgaand aan de gunning en de start van projecten een betrouwbaar oordeel kunnen geven over financiële en overige projectrisico’s

-        Gedurende de verschillende projecten kunnen monitoren op een gezonde verhouding van scope – time – cost

-        Kunnen voorzien in een early warning op basis van een bestaande of te ontwikkelen verslaggevingsstandaard (zoals poc: percentage of completion)

-        Een project control framework kunnen inrichten op basis waarvan zowel verantwoordings- als stuurinformatie kan worden gepresenteerd aan projectverantwoordelijken

-        Beschikken over de vaardigheid met uiteenlopende betrokkenen effectief te communiceren; daaronder begrepen onder meer de navolgende competenties:

o   gesprekstechniek; het kunnen leggen en onderhouden van verbindingen

o   adviseren zonder lijnmacht en waar nodig beïnvloeden en netwerken

o   (mee)denken in oplossingen

o   omgaan met weerstand 

o   samenwerken in en met projectteams en het positioneren van de eigen rol

Het programma is uitermate geschikt om in incompany verband project controllers te ontwikkelen tot waardevolle gesprekspartners voor project managers en andere betrokkenen. Uiteraard heeft dat een aanscherping van de ‘scope’ van het programma tot gevolg.   

Doelgroep

De doelgroep bestaat uit (Project) Controllers met minimaal een HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur enkele jaren control-ervaring.    

Programma

Kick-off (1 dagdeel)

• We starten met een introductie en een uitgebreide kennismaking waarin deelnemers hun persoonlijke leerdoelen en achtergrond delen. We gaan in op belangrijke trends in het vakgebied en wat die voor je rol betekenen en leggen uit hoe de ontwikkelreis is vormgegeven en wat je mag verwachten.

Module 1: Persoonlijk leiderschap en ‘project partner branding’ (1 dagdeel)

• In deze module hebben we aandacht voor wie je bent, waar je staat en wat je kan als persoon. We kijken naar wat dit betekent voor jouw rol als projectcontroller. We gaan in op jouw rol als projectcontroller, hoe ziet deze eruit, hoe pak je deze rol en zet je jezelf op de kaart als ‘project partner’ met impact. Wat zijn je eigen succes- en faalfactoren en hoe manage je die?

Module 2: Controlling ‘stagegates’ (1 dagdeel)

• In deze module gaan we dieper in op de keuzes die aan de voorkant worden gemaakt maakt bij de werving en het verloop van projecten. Zijn projectdoelen en projectcases realistisch, zijn kritische succes- en faalfactoren voldoende in beeld en krijgen ze voldoende aandacht? Met welke kpi’s kun je (bij)sturen? Hoe sorteer je tijdig voor op relevante ontwikkelingen in de omgeving? Hoe signaleer en mitigeer je tijdig de risico’s die er bij aanvang van het project mogelijk al zijn? Hoe borg je samenhang, alignment en commitment?

Module 3: Geaccepteerde bodschapper? (1 dagdeel)

• In deze module leren we je hoe je vanuit jouw persoonlijke gedragsvoorkeur inspeelt op de voorkeur van anderen. Wat is communicatie eigenlijk en hoe krijg je je boodschap overgebracht. Hoe zorg je ervoor dat je niet alleen gelijk hebt maar ook gelijk krijgt. Dat doen we op basis van de ‘vier ogen en vier oren’ van Von Thun. Aan de orde komt ook hoe je optimaal samenwerkt in een team en hoe zo’n team er dan uitziet.

Module 4: Calculeren, investeren en financieren (1 dagdeel)

• In deze module gaan we aan de slag met business- en projectcases en hoe je beslissingen ondersteunt met scenario’s en keuzes - en hoe je productiefactoren optimaal verwerft, financiert, alloceert en exploiteert. We leren je dat je vanuit verschillende perspectieven naar hetzelfde kunt kijken en hoe je beslissen in onzekere situaties werkt.

Module 5: Adviseren met impact (1 dagdeel)

• In deze module krijg je inzicht in hoe je vanuit een adviesrol invloed kunt uitoefenen zonder dat je zelf ‘macht’ hebt. We nemen je mee in welke adviesrollen er zijn en welke jou het beste past. In lijn met de eerste module bespreken we ook wat jou als adviseur onmisbaar maakt voor ieder projectteam.

Module 6: Proces- en risicomanagement (1 dagdeel)

• Deze module behandelt vooral hoe je ‘beheersing’ inricht. Een project is een knooppunt van processen. Hoe zorg je ervoor dat processen ongestoord verlopen en er vooral zijn om het project te dienen? Hoe borg je grip op processen en ben je alert op afwijking? Hoe je bewaak je tijdens het project de balans tussen kansen & risico’s en hoe leidt je risico-inschatting in goede banen? Hoe ga je om met de cultuuraspecten die daarbij komen kijken?

Module 7: De project controller als ‘spin in het web’ (1 dagdeel)

• In deze module brengen we verdieping aan op je ervaringen met de voorgaande vaardigheidsmodules. We evalueren je ervaringen met het voorsorteren op de houding en de gedragsstijl van anderen. Aan de orde komt ook hoe je met succes een netwerk opbouwt en onderhoudt en hoe je jezelf optimaal presenteert aan je omgeving zodat je ‘personal brand’ ook succes heeft.

Module 8: Resultaatbepaling & -verantwoording

• In deze module bespreken we met elkaar hoe projectresultaten tot stand komen en welke verslaggevingsregels daarop van toepassing zijn. We putten daarvoor uit de meestvoorkomende opmerkingen van een controlerend accountant en bespreken waar en hoe verbeteringen effectief kunnen worden doorgevoerd.

Module 9: De project controller als ‘trouble shooter’ (1 dagdeel)

• Niet ieder project loop op rolletjes en dat levert niet alleen verschillen van inzicht, weerstand en mogelijke conflicten op maar vertaalt zich ook in ethische dilemma’s; rond resultaatbepaling bijvoorbeeld. In deze module leren we je omgaan met bezwaren en conflicten en hoe je je rug rechthoudt.

Module 10: De project controller als 'verander- en verbeteragent' (1 dagdeel)

• In deze module ‘halen we het net op’ en oogsten we verbeter- en veranderinitiatieven die in voorgaande sessies aan de orde kwamen. We bespreken welke randvoorwaarden er noodzakelijk zijn om de verbeteringen effectief te implementeren en hoe je vanuit de rol van ‘veranderagent’ opereert.

Kick-out (1 dagdeel)

• Tijdens deze sessie presenteer je je persoonlijke reisverslag aan collega deelnemers en belangstellende sponsoren. Daarbij discussiëren we open over je persoonlijke bevindingen en plannen en krijg je feedback uit de zaal. We geven je tips om als groep met succes intervisie handen en voeten te geven en we maken afspraken voor de eerste sessie die we vanuit het programma nog aanvullend begeleiden.

Werkwijze

 Wie ben je, wat weet je, wat kun je, wat wil je en hoe kun je dat bereiken?

Aan de hand van een set praktische scans en een 360 graden inventarisatie, bespreken we je startpunt, stellen we samen ontwikkeldoelen vast en vertalen we die naar een persoonlijk plan. Jij weet welke stappen je wil en gaat zetten, wij weten hoe we je daarin kunnen steunen en begeleiden. 

Je ontwikkelreis in opzet

De reis die we samen met een aantal ‘reisgenoten’ gaan maken duurt in principe 10 modules en voert ons na een gezamenlijke kick-off langs een vijftal trainingsdagen; de helft op inhoud (weten en kunnen) en de andere vijf op persoonlijke vaardigheden (kunnen en zijn). We sluiten weer af met een kick-out. 

Per module bereid je je met een praktische voorbereidingsopdracht voor op de inhoud en het karakter van de bijeenkomst. Na afloop is er telkens een toepassingsopdracht die je uitdaagt de verworven inzichten te vertalen naar je eigen werksituatie en omgeving. Wat je leert kun je immers meteen toepassen. Action learning heet dat. Die tien opdrachten vormen samen de basis van het reisverslag dat je bij de kick-out presenteert aan de groep deelnemers. Zij helpen je bij de eventuele punten op de ‘i’. 

Gedurende de sessies maar ook tussen de modules krijg je ondersteuning van je begeleider. Je kunt immers meteen aan de slag met het implementeren van je inzichten. Afhankelijk van je eigen behoefte staat deze begeleider ook in contact met een interne sponsor uit je eigen werkomgeving zodat in co-productie je stappen meteen effectief zijn. Deze houdt ook vinger aan de pols en monitort je ontwikkeling. 

Docenten

De ‘reisleiders’ die de verschillende modules verzorgen zijn zonder meer deskundig op het betreffende onderwerp en hebben ervaring met projectmanagement en project control. 

De programmaleiding en de inhoudelijke afstemming met deelnemers/opdrachtgever berust bij Improfin in de persoon van Jan de Kroon. 

Schrijf u in!