Als stafafdeling is de financiële functie in veel organisaties een soort noodzakelijk kwaad. Iedereen snapt dat het er moet zijn maar veelal zit het je ook in de weg. Maar al te vaak blijven financials bij belangrijke besluiten buiten beeld en gelden ze als star en rechtlijnig. Da’s niet wat ze zelf vinden maar dat is wat collega’s buiten de financiële functie vinden. De toegevoegde waarde is dan ook in de ogen van anderen gering. De informatie is achterhaald, de beelden zijn niet realistisch en de processen knellend. Financials wonen op een eiland en je kunt ze beter niet op een feestje hebben. Beetje te kort door de bocht, zeker. Toch zit de werkelijkheid er vaak niet zo heel ver naast. Kwestie van imago en jezelf profileren. En laat nou juist dat veel financials niet echt in de genen zitten.
Waar je je toegevoegde waarde niet weet te verkopen, zijn er geen aantoonbare rendementen van de inzet maar wel kosten. Logisch dat er daardoor een zekere druk is op efficiency en tegen de laagste mogelijke kosten opleveren van wat moet vanuit financiële hygiëne. Dan is er plots een crisis en komt het op cash en economics aan. Plots staat de financiële functie op het podium en kijkt dan verrast en onwennig om zich heen. Alle ogen zijn op je gericht en jij bent het die redding brengt. Een zekere vergelijking met bezuinigingen op de zorg en plots vol in de schijnwerpers dringt zich op. De neiging is groot je volop op cash management en kostenreductie te storten en vanzelfsprekend is dat ook niet gespeend van prioriteit. Toch is het van belang om ook meteen van de nood een deugd te maken en de financiële functie in perspectief te zetten.
Dat perspectief betreft dan vooral het herstellen van de balans tussen efficiency en effectiviteit. Efficiency heeft vooral betrekking op het tegen de laagst mogelijke kosten op orde hebben van de financiële hygiëne; effectiviteit is vooral de toegevoegde waarde die de interne klant desgevraagd vanuit de financiële functie ervaart.
De financiële hygiëne heeft vooral te maken met het tijdig en betrouwbaar beschikbaar komen van verantwoordingsinformatie zodat alle share- en stakeholders weten wat er met de belangen van de organisatie gebeurt. Dat betreft hoofdzakelijk het aggregeren en analyseren/beoordelen van data die al in de administratieve systemen beschikbaar zijn om er vervolgens een rapportage over op te stellen. De financiële hygiëne is er mee gediend als de benodigde data efficiënt zowel in de systemen terechtkomen als eruit te halen zijn voor rapportagedoeleinden. Je weet waar je staat. Financiële hygiëne is veelal ook operationele hygiëne omdat zich ook niet financiële ontwikkelingen doorgaans in geld vertalen.
Voor de interne klant (veelal een manager of afdelingshoofd) is deze informatie van geringe waarde. Je hebt om je heen immers het ziekteverzuim en daarmee de uitzendkrachten zien toenemen en de orderintake zien stagneren. Wat je vooral nodig hebt, bijna op een dagelijkse basis, is een antwoord op de vraag ‘wat nu?’
Juist nu de ‘wat nu?’ vraag indringender en actueel is, komt het erop aan enerzijds te zorgen voor antwoorden waar men iets mee kan om zo toegevoegde waarde te leveren aan kritische beslissingen. Maar ook is het van groot belang om te beschikken over de meest actuele financiële situatie. Niet zelden zijn die beelden echter vertraagd door boekingsprocessen, gebrekkig functionerende interfaces met bronsystemen in de operatie en een grote hoeveelheid mensenwerk. Op de korte termijn verander je daar niets aan; voor de wat langere termijn is het echter wel wijs de financiële functie in het besproken perspectief en op de kaart te zetten. Hoe je dat concreet doet?
Stap 1
Omschrijf op hoofdlijnen maar zo concreet mogelijk en liefst per rol wat de omgeving van de financiële functie mag verwachten; waarin zit de toegevoegde waarde voor de interne klant? Bruikbaar is denken in termen van een brochuretekst. Wat mogen interne klanten van je verwachten en binnen welke randvoorwaarden;
Stap 2
Wat heb je binnen de organisatie nodig aan kwaliteiten, competenties (mensen) en processen (AO/IB) bij de rollen en de toegevoegde waarde die je hebt gedefinieerd;
Stap 3
Past dat wat je wil met de financiële functie binnen de heersende cultuur (samenwerking, keten-denken, leiderschap etc.);
Stap 4
Hoe up to date is het IT-landschap binnen de organisatie en is het nu maar ook op termijn geschikt om bedrijfs- en dus ook financiële processen als O2C, P2P, H2R, I2C en R2R te ondersteunen?
Stap 5
Hoe staat het met de financiële gereedschapskist aan methoden en technieken? Is er moderne tooling beschikbaar en wordt die tooling op toegevoegde waarde beoordeeld en onderhouden?
De antwoorden uit deze stappen helpen bij zowel positiebepaling als bij perspectief en geven een handvat bij keuzes. Belangrijk is al op voorhand de omgeving bij een heroriëntatie op de financiële functie te betrekken. Een efficiencyslag betekent vooral een keteninspanning die vraagt om inzet van derden buiten de financiële functie en gaat gepaard met digitalisering en robotisering en daarmee een zekere transfer van proceseigendom. Dat lukt alleen als daar een tegenprestatie tegenover staat en die is te vinden in meer effectiviteit.
Dat financials nu vooral brand aan het blussen zijn, is logisch. Maar neem de gelegenheid te baat over de toekomst van de financiële functie na te denken. Als er een moment is om die beter en toekomstvast op de kaart te zetten, dan is dat nu.
